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Kalkulation: Personalplanung beim Catering - das müssen Sie wissen

Letzte Aktualisierung: 20.8.16

Beim Partyservice kommt es nicht allein darauf an, hübsch angerichtete Speisen von A nach B zu transportieren. Ein gelungenes Event mit Menü-Angebot, Kalt-Warm-Strecke oder Fingerfood, richtet sich nach dem überlegten Einsatz aller verfügbaren Ressourcen. Hierzu zählt, neben dem clever kalkulierten Materialeinsatz, vor allem das Personal für Küche und Service. Die Speisen müssen nicht nur zubereitet, sondern auch präsentiert und die Reste müssen nach dem Ende der Party wieder abgeräumt werden (Ausnahme: reiner Platten-Lieferservice)


Personalbedarf als Kostenfaktor

Damit ein Catering Event zum Erfolg wird, muss im Vorfeld klug geplant werden. Im Ausbildungs-Leitfaden für die Personalbedarfsplanung wird dieser Planungsschritt ausführlich erläutert. Wichtigster Punkt aus dem umfangreichen Lehrmaterial: "Wird der Personalbedarf zu hoch eingeschätzt, kommt es zu kostenintensiven Überhängen. Wird er zu niedrig eingeschätzt, kommt es zu Engpässen, die das Personal überfordern und überlasten". Klingt logisch, doch wie sieht es tatsächlich in der Praxis aus?

Die Zubereitung der Speisen wird in der Regel in den hauseigenen Betriebsräumen und Küchen vorgenommen. Der Personalbedarf hierfür ist gut planbar und richtet sich nach der Größe der Veranstaltung, der Anzahl der Gäste und dem daraus resultierenden Umfang der zu erledigenden Arbeiten. Verantwortlich für diese wichtigen Arbeitsschritte sind Koch und Küchenkräfte. Für die Vorbereitung des Catering Events, bestehend aus Lieferung, Aufbau und Präsentation der Speisen setzt der Caterer ebenfalls festangestellte Fachkräfte ein, die eng in den Betrieb eingebunden sind. Die laufende Überwachung, das Auffüllen der Speisen (bei warmem Bufett) und das Abräumen der Tische wird von Service-Personal vorgenommen. Hierfür können zusätzlich externe Kräfte eingesetzt werden, sofern nicht genügend eigene Leute zur Verfügung stehen.

Den Personalbedarf richtig zu planen, erfordert Erfahrung und Wissen. Selbst langjährige Caterer machen hierbei Fehler und schätzen den Bedarf falsch ein - meist zu niedrig. Aus Kostengründen wird am falschen Ende gespart und die perfekt vorbereitete Ausstattung eines Events krankt an der Umsetzung. Wenn der Ablauf der Veranstaltung nicht reibungslos funktioniert und die Gäste mit dem Service unzufrieden sind, dann kann das Essen noch so gut schmecken. Fehler sprechen sich in dieser Branche schnell herum und können zu Auftragsausfällen führen. Geschultes, belastbares Personal ist das wichtigste Gut eines Caterers - mit diesem steht und fällt der Erfolg des Unternehmens.


Personalschlüssel ermitteln

Es gibt einige wenige wissenschaftliche Forschungsarbeiten, die sich mit dem Personalbedarf in der Gastronomie beschäftigen. Eines dieser Programme ist effektiv praktisch anwendbar. Caterer kommen aus der Gastronomie und müssen ihre Kalkulations-Erfahrungen aus Gästeaufkommen, Küchenbetrieb und Service auf den Cateringbetrieb übertragen. Das folgende Tool ist hilfreich für die Ermittlung des Personalbedarfs in der Gemeinschaftsverpflegung und kann gut für regelmäßige Großveranstaltungen mit Menü-Angebot genutzt werden.


Von der Theorie zur Praxis

Einige wichtige Dinge sollten Sie auf jeden Fall beachten wenn Sie mit dem Caterer über die Personaleinsatzplanung sprechen. Niemals Pauschalpreise schon bei der ersten Vor-Anfrage am Telefon vereinbaren! Beide Seiten werden enttäuscht sein, wenn für die Bezahlung die gewünschte Leistung nicht erbracht werden kann. Bei einem möglichst persönlichen Erstgespräch wird erfragt, um welchen Anlass es sich handelt und welche Art Catering geplant wird. Handelt es sich um ein Messecatering, um eine Firmenpräsentation, eine kleine Privatveranstaltung oder eine Hochzeit? Wird ein Komplett-Catering gewünscht, müssen die Lokal-Miete, die Kosten für Mietgeschirr und Gläser, das Eindecken der Tische, die Dekoration und die Lohnkosten für das Servicepersonal zusätzlich zu den Speisen und Getränken kalkuliert werden. Bei einem reinen Partyservice beschränkt sich die Kalkulation auf die Kosten für Speisenzubereitung, Mietgeschirr und Lieferung.

Bei einer Rundum-Betreuung richtet sich die Zahl des Service-Personals in erster Linie nach der Anzahl der Gäste, in zweiter Linie nach dem gewünschten Rahmen. Eine Veranstaltung der gehobenen Klasse in erstklassiger Umgebung benötigt deutlich mehr Personal als eine Party in einem Festzelt. Grobe Richtlinie aus der Speisen-Gastronomie: Ein Kellner bedient fünfzehn bis zwanzig Gäste. Für Trinkhallen und Kneipen reicht diese Personalstärke für die doppelte bis dreifache Menge an Gästen. Werden bei dem Event Getränke durch den Caterer gereicht, muss mindestens ein Barkeeper für den Ausschank eingeplant werden. Bei einigen Veranstaltung wird sogar eine Garderobiere benötigt, die sich um die Kleidung der Gäste kümmert. In unserer Wissensrubrik finden Sie dafür auch eine Checkliste mit allen Arten von Servicepersonal und Kalkulationshilfen die für Ihre Veranstaltung in Frage kommen könnten.


Präsentations-Arten

Keineswegs einfacher lässt sich der Personalbedarf für die Errichtung und Betreuung der Speisenstrecke berechnen. Hier kommt es auf die Art der Präsentation an. Eine Herausforderung stellen Live-Koch-Events dar, bei denen ein Koch, die Speisen vor den Augen der Gäste zubereitet. Selbstredend, dass hierfür höhere Personalkosten anfallen. Alle Service-Arten auf den Punkt gebracht:

  • Menü
  • Buffet
  • Flying-Buffet
  • Live-Cooking

Bei einem gebuchten Mehrgänge-Menü werden die Speisen von der Bedienung an den eingedeckten Tisch gebracht und auch wieder abgeräumt. Also eigentlich so, wie in einer Gaststätte. Das Buffet ist selbsterklärend: Warme und kalte Speisen werden auf einer Tafel angerichtet und in Selbstbedienung von den Gästen ausgewählt. Die hippe Variante sind Fingerfoods - kleine Häppchen, die vom Servicepersonal auf Tabletts gereicht werden. Diese Form des Caterings wird gern für Messen und Motto-Partys angeboten. Der Clou: Die Bedienung kann passend zum Thema des Events gekleidet sein. Hierfür eignet sich der Einsatz von Studenten gut, die preiswert über Zeitarbeitsfirmen geordert werden können. Preiswert bedeutet in diesem Fall: Der Mindestlohn muss gezahlt werden. Ein fester Mitarbeiter für die Koordination muss in diesem Fall bis zum Ende der Veranstaltung vor Ort sein.


Schriftliches Angebot erstellen

Ist die Grobkalkulation abgeschlossen, macht die Cateringfirma dem Kunden ein transparentes, schriftliches Angebot, in dem alle Kosten aufgeschlüsselt sind. Bedenken Sie, dass es zu Nachkalkulationen kommen kann, falls kostenintensive Sonderwünsche während der Veranstaltung berücksichtigt werden müssen oder diese länger als geplant dauert.

Bei der Planung Ihres Caterings wünschen wir Ihnen jetzt schon viel Erfolg! Weitere interessante Artikel zu Planung & Organisation eines Caterings finden Sie in unserer Wissensbasis zum Thema Catering. Viel Erfolg!

Online gestellt durch: Martin Schnell