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Kalkulation: Catering hat seinen Preis - no dumping please!

Letzte Aktualisierung: 23.9.16

Für ein Catering müssen beide Seiten auf ein ausgewogenes Preis-Leistungs-Verhältnis achten. Sowohl Caterer als auch Kunde können mit einer fehlerhaften Kalkulation unschöne Überraschungen erleben.


Gute Leistung hat ihren Preis

Preiswert ja - aber nicht billig. Preiswert bedeutet bereits im Wortsinn: Die erbrachte Leistung ist ihren Preis wert. Beim Catering gelten, wie überall, die wirtschaftlichen Grundsätze. Bei der Event-Besprechung zwischen Caterer und Kunde erfolgt die sorgfältige Kalkulation der gesamten Veranstaltung unter Berücksichtigung sämtlicher Parameter. Hierzu gehören:

  • Veranstaltungsart
  • Veranstaltungsgröße
  • Speisenangebot
  • Service-Angebot
  • Personalbedarf
  • Organisationsaufwand
  • Nebenkosten

Catering ist Event-Dienstleistung

Beim Catering verschmelzen Dienstleistungen wie Service, Organisation und Marketing mit der Speisenherstellung und -präsentation. Caterer, die aus der Gastronomie kommen, gelten als Allrounder und erfüllen höchste Ansprüche. Die Auszuführenden als Arbeitskräfte mit Sparpotential zu betrachten, würde den Qualitätsansprüchen einer rundum betreuten Veranstaltung nicht gerecht werden und sollte sowohl vom Kunden als auch vom Unternehmen selbst vermieden werden. Im Catering und im Partyservice arbeiten Menschen, keine Maschinen.

Für die Planung des Events kommen standardisierte Verträge zum Einsatz. In Listenform trägt der Caterer hierbei, in Absprache mit dem Kunden, die individuellen Konditionen ein. Je umfangreicher die gewünschten Leistungen sind, umso detaillierter ist die Preisgestaltung. Festpreise sind im Partyservice unüblich, bei einem Komplett-Service nahezu unmöglich. Denn jedes Event ist einzigartig. Ein prozentualer Aufpreis für unerwartete Zusatzleistungen sollte berücksichtigt werden, zum Beispiel wenn das Event länger als geplant dauert.


Rechtzeitige Planung sichert gute Preise

Wenn Sie als Kunde sparen möchten, holen Sie am besten verschiedene Angebote ein. In einigen Regionen kann die Konkurrenz tatsächlich so groß sein, dass sich die Anbieter gegenseitig unterbieten, um den Zuschlag für ein lukratives Event mit Voll-Service zu bekommen. Leider manchmal auf Kosten der Qualität. In der Realität wird es jedoch oft schwierig, für seine Veranstaltung überhaupt ein Catering-Unternehmen termingerecht beauftragen zu können. Eine rechtzeitige Anfrage für die Bereitstellung von Buffet, Menü und Voll-Service sind für die Preisverhandlungen und das Gelingen der geplanten Veranstaltung unverzichtbar.

Bei einem einfachen Plattenservice lohnt sich der Aufwand des Preisvergleiches eher nicht. Hier empfehlen wir, auf lokale Anbieter oder den Metzger um die Ecke zurückzugreifen, womit zum Beispiel der Aufpreis für die Fahrtkosten auf ein Minimum reduziert und die Qualität und Frische der Speisen garantiert werden kann. Kurzfristige Terminanfragen sind bei einem Anbieter, der sich auf die Gestaltung und Lieferung von Platten spezialisiert hat, sicher zu erfüllen. Für Großevents wie Messen oder Hochzeiten mit Buffet muss langfristig geplant werden.

Rabatte bei großzügiger Kalkulation sind möglich, wenn beispielsweise die Veranstaltung weniger Personal benötigt. Das kann jedoch nur vor Ort abschließend ermittelt werden. Ein nachträglicher Rabatt (im Rahmen der kalkulatorischen Möglichkeiten) dient der Kundenbindung und der Kundenzufriedenheit. Sparpotential ist für den Veranstalter bereits mit der gesparten Zeit für Organisation und Aufwand gegeben. Für eine rundum gelungene Veranstaltung zahlt man gern einen angemessenen Preis.


Vertragspunkte einzeln erläutern

Werden Punkte aus dem Vertrag nicht oder nur unzureichend erbracht, kann der Kunde eine nachträgliche Preisminderung verlangen. Das Prozedere ist in den allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des jeweiligen Unternehmens geregelt. Die Gründe für eine Minderung müssen jedoch nachvollziehbar sein. Nicht gebuchte oder vom Personal freiwillig erbrachte Service-Leistungen können nicht bemängelt werden. Auch ein lapidares "hat mir nicht gefallen" reicht für eine Regressforderung nicht aus.

Vorsicht bei Behauptungen, der gewählte Caterer wäre zu teuer, würde überzogene Preise verlangen oder ein Konkurrent wäre viel billiger. Es gibt einen Ethik-Kodex in der Gastronomie, der auch für den Catering-Bereich gilt: „So gut wie möglich - so günstig wie nötig“. Bei der Preisgestaltung im Party-Service sind die Verantwortlichen an Gesetze und regionale Vorgaben gebunden. Kommt einem Kunden der Gesamtpreis zu teuer vor, so kann die Aufschlüsselung der einzelnen Posten zum besseren Verständnis beitragen.


Buffet ist günstiger als Voll-Service

Vermeintlich überzogene Preise sind möglicherweise Ansichtssache. Bestehen Sie als Kunde auf eine detaillierte Aufschlüsselung der Leistungen! Das Speisenangebot spielt eine große Rolle. Kalte Platten sind preisgünstiger als ein Kalt-Warm-Buffet. Fingerfood und Flying-Buffet sparen zwar Geschirr, sind aber (je nach Ambiente und Thema) in der Vorbereitung ähnlich aufwändig wie die Bereitstellung eines Event-Kochs oder die Planung eines Menüs mit Bedienung.

Kunde und Anbieter gehen auch im Streitfall respektvoll miteinander um. Der geflügelte Spruch "Kunde ist immer König" darf jedoch von beiden Seiten nicht überstrapaziert werden. Die Preise zu Lasten der Qualität bei jeder Anfrage nach unten zu korrigieren, beeinträchtigt das Geschäftsverhältnis bereits im Vorfeld. Ein gesundes Selbstbewusstsein ist in dieser Branche ebenso unabdingbar wie ein gesundes und nachvollziehbares Preis-Leistungs-Verhältnis. No Dumping, please!

Online gestellt durch: Martin Schnell