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Themen: Catering für die Weihnachtsfeier

Letzte Aktualisierung: 20.8.16

Weihnachtsfeiern sind eine wichtige Veranstaltung für ein Unternehmen. Sie sollen die Belegschaft belohnen sowie verwöhnen und das Gemeinschaftsgefühl unter den Mitarbeitern stärken. Doch damit diese wirklich gelingt, ist eine sorgfältige Planung erforderlich. Diese beginnt bei der Auswahl des Veranstaltungsortes und hört beim Rahmenprogramm auf. Es gibt vieles zu bedenken, was oft unterschätzt wird. Wie die Weihnachtsfeier ein Hit wird und worauf geachtet werden sollte, lesen Sie im folgenden.


Das Catering rechtzeitig planen ist das A und O

Jedes Jahr ist Weihnachten. Immer am gleichen Datum. Obgleich dies keine Überraschung sein dürfte, fällt einigen Organisatoren von Weihnachtsfeiern erst sehr spät ein, dieses Event zu planen. Doch das ist ein großer Fehler, da die besten Locations bereits frühzeitig ausgebucht sind. Vor allem wer ein Fest mit vielen Personen ausrichten möchte, sollte schon im April oder Mai mit dem Organisieren beginnen. Für kleinere Partys eignet sich auch noch der Hochsommer oder September. Erst im Oktober mit der Planung zu starten, ist allerdings definitiv zu spät. Zu diesem Zeitpunkt sind bereits viele Locations und Caterer ausgebucht - gerade an den begehrten Terminen - so dass man dann fast immer auf sub-optimale Alternativen zurückgreifen muss.


Das richtige Essen ist entscheidend

Die Bewirtung ist ein zentrales Element einer gelungenen Feier zu Weihnachten. Für kleinere Feste bietet sich ein abwechslungsreiches Menu mit einer Auswahl an Hauptgängen an, welches den Gästen am Tisch serviert wird. Dies verleiht der Veranstaltung eine sehr festliche, elegante Note. Bei einer größeren Personenzahl ist ein Service ausschließlich am Tisch oft zu kostenintensiv. In diesem Fall ist ein vielseitiges Buffet ideal. Es sollte für alle Geschmäcker etwas dabei sein, damit sich niemand langweilt. Da Weihnachtsfeiern häufig bis in den späten Abend gehen, sollten zumindest einige kalte Häppchen den kompletten Abend über bereitstehen. Entscheidend ist ferner, bestimmte Essgewohnheiten von einigen Mitarbeitern zu berücksichtigen. Gerade in größeren Belegschaften finden sich Moslems, Allergiker und Vegetarier, für die auch eine Auswahl an Köstlichkeiten vorhanden sein sollte.

Ein besonderes Augenmerk sollte auf saisonale Lebensmittel gelegt werden, da diese bei vielen Gästen automatisch mit Weihnachten verbunden werden. Beispiele für Gerichte für ein Weihnachtscatering sind:

  • Hirschgulasch mit Wildkräutern und frischen Waldpilzen
  • Vegetarisches Pilzragout mit gebratenen Zwiebeln
  • Welsfilet in Weißweinsauce
  • Ochsenbrust mit Sahnemeerrettich
  • Apfelrotkohl mit Maronen und feinen Apfelstückchen
  • Zimtmousse mit Zimtsternen
  • Lebkuchencreme mit Gewürzen

Auch die Getränke sollten die festliche Stimmung widerspiegeln. Neben Wein, Bier und Säften können Glühwein, Honigwein und Cocktails wie der "Snowball" das Menu bereichern.


Catering für die Weihnachtsfeier: die Location geschickt auswählen

Die Location ist alles und mit ihrer Auswahl beginnt die Planung der Weihnachtsfeier. Sie wird nach dem Budget, der Anzahl der Gäste, der Ausstattung und der Erreichbarkeit ausgewählt. Außerdem sollten Sie sich die Frage stellen, ob die Feier in einem Restaurant stattfinden soll, wo die Bewirtung obligatorisch ist oder doch lieber in einer Eventlocation mit externem Catering. Wer in einem kleinen Kreis von bis zu rund 20 Personen feiert, entscheidet sich vermutlich für ein Restaurant oder einen Veranstaltungsort, wo direkt das Catering bezogen werden kann. Dies kann viel Geld sparen. Für mittelgroße Feiern mit bis zu 150 Gästen bietet es sich an, das Catering selbst zu übernehmen oder es über die Betreiber des Veranstaltungsortes zu buchen. Findet das Weihnachtsfest mit mehr als 150 Gästen ist zumeist ein reiner Veranstaltungsraum empfehlenswert. Dabei kann es sich sowohl um großzügige Säle des eigenen Unternehmens als auch um angemietete Räume handeln. Einen Catering-Service bestellen Sie in diesem Fall separat und sollten dies mit dem Betreiber des Veranstaltungsraumes abklären. Teilweise arbeitet dieser nämlich mit externen Caterern fix zusammen. Beachten Sie zudem einen weiteren Punkt: Kennt der Caterer die Location und die Gegebenheiten vor Ort, ist dies stets von Vorteil. Dies erleichtert die Planung und sichert einen reibungslosen Ablauf. Fragen Sie den Catering-Service ruhig nach seinen Erfahrungen mit der ausgewählten Location.


Stimmungsvolle Feste

Um die Feier zu Weihnachten zu einem stimmungsvollen Fest zu machen, sollten Sie auf die richtige Dekoration nicht verzichten. Diese kann ein erfahrener Catering-Service häufig selbst übernehmen. Er schmückt den Raum und die Tische. Zudem passt er das Essen an das Weihnachtsthema an. Fragen Sie Ihren Caterer gezielt nach seinen Vorschlägen für die Weihnachtsfeier und stimmen Sie diese, mit dem Stil der Firma und dem Budget ab.

Bezüglich der Dekoration müssen Sie bedenken, dass diese in sterilen Veranstaltungsräumen und Restaurants zumeist etwas üppiger auszufallen hat. Sollten Sie sich allerdings für einen mondänen Raum im Schloss, ein modernes Loft, ein schickes Theater oder für eine andere exklusive Location entscheiden, benötigen Sie weniger Dekoration. Diese Räumlichkeiten zaubern bereits selbst ein Flair, welches für eine gelungene Atmosphäre sorgt.

Extratipp für kostenbewusste Planer: Ohne große Extrakosten können Sie ein Fest mit hohem Erinnerungswert kreieren, wenn Sie sich für einen ausgefallenen Veranstaltungsraum in Kombination mit einem Caterer entscheiden, der sich selbst um eine weihnachtliche Dekoration kümmert und festliche Menus im Programm hat. Dies erleichtert zudem den Planungsaufwand - besonders günstig wenn das Organisieren von Firmenevents für Sie nur eine gelegentliche Nebentätigkeit ist.


Hilfreiche Verhandlungstipps

Die Chance, einen besseren Preis durch ein gekonntes Verhandeln zu erhalten, gibt es immer. Folgende Tipps helfen Ihnen dabei:

  • Wenn Sie auf den eigenen Caterer verzichten und statt dessen den Catering-Service der Location beauftragen, können Sie eventuell an Kosten sparen.
  • Betreiber von Veranstaltungsräumen schlagen häufig bestimmte Caterer vor, da sie dafür eine Vermittlungsprovision erhalten. Nutzen Sie dies, um die Miete des Raumes nachzuverhandeln.
  • Wer sehr früh im Jahr die Location bucht, kann nach einem Frühbucherrabatt fragen.
  • Buchen Sie hingegen sehr späte, sind aber beim Termin flexibel, können Sie evtl. auch einen Rabatt erhalten wenn Sie einen nicht so beliebten Tag für die Weihnachtsfeier (z.B. Montags) nehmen.

Unterstützung holen ist okay!

Ein großes Fest perfekt zu planen, ist gar nicht so einfach. Die Planung vorab ist entscheidend, aber auch der Ablauf während der Feier muss reibungslos verlaufen. Um dies zu gewährleisten, kann es besser sein, für eine Veranstaltung ab rund 150 Personen einen externen Organisator hinzuzuziehen. Dieser nimmt im Vorfeld einen erheblichen Teil der Organisation ab und achtet zudem auf der Feier darauf, dass alles gut läuft. Weihnachtsfeiern haben meist auch einen kommunikativen Zweck und der erfüllt sich nicht so gut wenn 5-10 Verantwortliche aus dem eigenen Unternehmen permanent mit dem reibungslosen Ablauf der Feier beschäftigt sind. Damit der Caterer alles zur Zufriedenheit erfüllt, sollten Sie bereits Monate vor dem Fest überprüfen, ob er Termine einhält und auf Ihre Wünsche eingeht. Tut er dies nicht, haben Sie noch Zeit, den Organisator zu wechseln. Alternativ dazu kann es ratsam sein, sich für einen Caterer zu entscheiden, der auch die Organisation des Festes übernimmt. Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit und Kosten, sondern zumeist ist auch mit einer hohen Verlässlichkeit zu rechnen. Immerhin greifen Sie so auf sein Netzwerk an Kontakten zurück und erhalten fast alle Serviceleistungen aus einer Hand.

Sie benötigen einen leistungsstarken Caterer in Ihrer Nähe, der auf die Ausrichtung von Weihnachtspartys spezialisiert ist? Über das Suchformular können Sie diesen schnell finden, indem Sie in die Eventkategorie „Weihnachtsfeier“ eingeben. Außerdem können Sie in der Suchmaske angeben, ob der Caterer ebenfalls die Organisation des Festes übernehmen soll.

Online gestellt durch: Martin Schnell